API mit DATEV Datenservice Export Rechnungswesen

Was ist der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen?

Der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen ist ein von DATEV bereitgestellter Datenservice, über den Buchhaltungsdaten direkt aus dem DATEV-Rechenzentrum an Drittsoftware – in diesem Fall Helu – übertragen werden. Die Übertragung erfolgt über eine autorisierte API-Verbindung, die Mandant oder Kanzlei einmalig einrichten. Anschließend können die DATEV-Daten laufend in Helu importiert und dort für Reporting, Planung und Analyse weiterverarbeitet werden.

Diese Integration ist relevant für Mandanten und Steuerberatungskanzleien, die DATEV Rechnungswesen (im DATEV-Rechenzentrum) nutzen und ihre Buchhaltungsdaten in Helu auswerten möchten.

Welche Daten werden übertragen?

Wenn Sie Ihr DATEV-Konto verbinden, ruft Helu ausschließlich für die ausgewählten Wirtschaftsjahre über die DATEV Accounting Data Exchange API die folgenden Daten ab. Je Kategorie werden die unten aufgeführten Informationen übertragen.

1. Wirtschaftsjahr-Stammdaten

Dabei handelt es sich um die Konfiguration der Buchhaltungsumgebung des jeweiligen Wirtschaftsjahres.

Kontenrahmen (SKR/Kontensystem)
Länge der Kontonummern
Länge der Kostenobjekte
Währung
Rechtsform
Besteuerungsart
Gewinnermittlungsverfahren
Anwendbares nationales Recht
Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres
Einstellungen wie die Rechnungsdatumsprüfung sowie die Verwendung des Lieferdatums

2. Sachkonten- und Personenkonten-Stammdaten

Hierbei wird der Kontenplan übertragen. Für jedes Konto werden folgende Informationen abgerufen:

Kontonummer
Kontobezeichnung
DATEV-Funktionsklassifizierungen (Hauptfunktion, Hauptfunktionsnummer, Zusatzfunktion und Funktionserweiterung)

Da auch Personenkonten enthalten sind, werden ebenfalls Debitoren- und Kreditorenkonten übertragen – jeweils in Form von Kontonummer und Kontobezeichnung.

Nicht übertragen werden Adressen, Bankverbindungen oder sonstige Kontaktdaten auf Ebene der Kontenstammdaten.

3. Buchungsstapel- und Festschreibungsinformationen

Für jeden Buchungsstapel werden beschreibende Metadaten übertragen, darunter:

Stapel-ID und Stapelnummer
Zeitraum (von/bis)
Freitextbeschreibung
Kürzel des Bearbeiters
Prüfstatus
Herkunftskennzeichen
Festschreibungsstatus
Rechnungslegungsgrundlage (Handelsrecht, Steuerrecht oder IFRS)

4. Buchungsdaten

Für jede Buchungszeile werden folgende Informationen übertragen:

Konto und Gegenkonto
Soll-/Haben-Betrag
Währung und Wechselkurs
Buchungsdatum
Lieferdatum
Kostenrechnungsdatum
Buchungstext
Belegfeld 1 und Belegfeld 2 (z. B. Rechnungs- oder Belegnummern)
Verweis auf den gespeicherten Beleg (das Belegdokument selbst wird nicht übertragen)
DATEV-Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel)
Steuerinformationen (Steuersatz, EU-Steuersatz sowie EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Geschäftspartner)
Kostenstellenzuordnungen (KOST1/KOST2) einschließlich Menge und Gewichtung
Skontoangaben
Kennzeichnungen wie Generalumkehr/Storno sowie Eröffnungsbilanzbuchung (EB-Wert)

Nicht übertragene Daten

Im Rahmen dieser Integration werden keine der folgenden Daten abgerufen oder übertragen:

Offene-Posten-Daten (OPOS)
DATEV-Auswertungen und Berichte
Belegbilder bzw. Dokumentenscans (es wird lediglich ein Verweis auf den Beleg übertragen)

Berechtigungen

Die Berechtigung zur Datenübertragung basiert auf folgenden DATEV-Rechten (Bereich Rechnungswesen: Datenservice Export Rechnungswesen):

Stammdaten
Offene-Posten-Liste/Geschäftspartner
Auswertungen Export
Kontobuchungen

Weiterführende Informationen von DATEV zum Leistungsumfang:

Voraussetzungen auf DATEV-Seite

Bevor die Verbindung zu Helu hergestellt werden kann, muss der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen in DATEV bestellt und eingerichtet sein. Das ist eine reine DATEV-seitige Voraussetzung – ohne diesen Schritt kann in Helu keine Autorisierung erfolgen.

Konkret bedeutet das:

Der Datenservice muss für den betreffenden DATEV-Mandanten bestellt werden (über MyDATEV Mandantenregistrierung oder durch die Kanzlei).
Die benötigten Rechte (siehe oben) müssen dem Benutzer zugewiesen sein, der die Verbindung in Helu autorisiert.
Die Bestellung muss vollständig abgeschlossen und aktiv sein, bevor der Verbindungsversuch in Helu gestartet wird.

Anleitungen von DATEV zur Bestellung und Einrichtung:

Voraussetzungen auf Helu-Seite

Die DATEV-Integration via Datenservice Export Rechnungswesen steht grundsätzlich allen Helu-Kunden zur Verfügung. Für die Einrichtung fällt eine jährliche Gebühr von 299 € pro Instanz an.

Freischaltung: Wenn bereits die Schnittstelle DATEVconnect eingerichtet ist und stattdessen zum Datenservice Export Rechnungswesen gewechselt werden soll, muss die Integration von Helu freigeschalten werden. In diesem Fall genügt eine kurze Nachricht an support@helu.io – der Support schaltet die Integration anschließend frei.

Rollen und Berechtigungen in Helu: Um eine Integration einzurichten, benötigt der Helu-Nutzer Zugriff auf den Bereich Integrationen. Wie dieser Zugriff vergeben wird, erfährst du im Artikel: Funktionsbasierte Nutzerrechte.

Abstimmung mit der Steuerberatungskanzlei

Da die Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum stammen, für das die Kanzlei in der Regel die administrative Hoheit hat, sollten Mandant und Steuerberatungskanzlei vor der Einrichtung folgende Punkte gemeinsam klären:

Mandantenauswahl: Welcher DATEV-Mandant (Beraternummer/Mandantennummer) soll angebunden werden?
Wirtschaftsjahr: Für welchen Zeitraum sollen Daten übertragen werden?
Kontenrahmen und Sachkontenlogik: Welcher Kontenrahmen wird verwendet, damit die Daten in Helu korrekt zugeordnet werden können?
Auswertungsumfang: Welche Auswertungen/Datenkategorien sollen übertragen werden (siehe Datenumfang oben)?
OPOS-Nutzung: Werden offene Posten benötigt, und sind die entsprechenden Rechte in DATEV vergeben?
Berechtigungsumfang: Wer in der Kanzlei bzw. beim Mandanten vergibt und pflegt die DATEV-Rechte für den Datenservice?

Diese Abstimmung erfolgt direkt zwischen Mandant und Kanzlei; Helu ist daran nicht beteiligt, sollte aber im Vorfeld der Einrichtung erfolgt sein, damit der Verbindungsprozess reibungslos läuft.

Zugang für die Steuerberatungskanzlei in Helu

Die Steuerberatungskanzlei kann von Mandantenseite ganz einfach als Nutzer in Helu eingeladen werden, um die Einrichtung selbst vorzunehmen oder zu unterstützen. Wie du neue Nutzer hinzufügst, ist hier beschrieben: Benutzer und Berechtigungen – Überblick.

Einrichtung in Helu

Sobald der DATEV Datenservice bestellt und eingerichtet ist und die Abstimmung mit der Kanzlei erfolgt ist, kann die Verbindung in Helu hergestellt werden.

Schritt 1: Öffne in Helu den Bereich Integrationen und klicke bei der DATEV-Integration auf Mit DATEV verbinden.

Schritt 2: Wähle die passende Login-Methode aus und melde dich mit deinen DATEV-Zugangsdaten an.

Schritt 3: Wähle anschließend in Helu deinen DATEV-Client aus.

Schritt 4: Klicke anschließend auf API-Verbindung einrichten.

Schritt 5: Gewähre Helu die Berechtigung, die Daten abzurufen.

Nach erfolgreicher Anmeldung ist die Verbindung hergestellt, und die DATEV-Daten werden fortlaufend in Helu importiert.

Support und Kontakt

Bei Fragen zur Einrichtung in Helu – egal ob als Mandant oder als Steuerberatungskanzlei – wende dich an support@helu.io.

Bei Fragen zur Bestellung oder Einrichtung des Datenservice auf DATEV-Seite wende dich an den DATEV-Support bzw. dein DATEV-Partner-Onboarding-Team.